■王濤
一直以來，關于會展企業(yè)的信息化、互聯(lián)網(wǎng)化究竟該怎樣操作，成為沒有標準答案的問題。借此，筆者試著談談信息化會展企業(yè)的標準。
實現(xiàn)信息化管理，需建設一套完善業(yè)務流程管理的內(nèi)部信息系統(tǒng)。包括這樣幾個方面：
首先，會展數(shù)據(jù)實現(xiàn)集中統(tǒng)一存儲、修改、發(fā)布。
改變以往每個業(yè)務人員一張EXCEL表格的“傳統(tǒng)”，實現(xiàn)信息化管理。這里的數(shù)據(jù)包括客戶的基本信息數(shù)據(jù)：客戶名稱、地址、聯(lián)系人、電話、Email等；客戶訂單數(shù)據(jù)：歷屆參展攤位、訂單、展品等、參加同類展會的展位面積等；客戶往來歷史記錄：業(yè)務人員跟進工作記錄、郵件記錄、參展過程記錄等；客戶的社會化行為數(shù)據(jù)：客戶參展、參觀行為、瀏覽官方網(wǎng)絡平臺行為、使用自媒體與展會交互行為等。
其次，企業(yè)管理者實時掌握銷售、運營、財務狀況。
與傳統(tǒng)會展企業(yè)的管理者處理匯報、報表不同，實現(xiàn)信息化管理后，企業(yè)管理者只需輕點鼠標，隨時可以管理公司的各類請示、審批，掌握公司最新的資訊，如所有項目的招展、財務管理、企業(yè)投訴、項目運營，以及和前幾屆對比的銷售、回款、運營數(shù)據(jù)的對比分析等。實現(xiàn)管理實時、迅速、可移動化，并通過數(shù)據(jù)、圖表等多種方式直觀呈現(xiàn)，以便管理者以最快速度做出決策。
再次，執(zhí)行層隨時了解項目進度流程。
項目經(jīng)理可實時掌握每一個客戶的訂單、回款，分配和查看各類任務的執(zhí)行情況，對市場和客戶的反饋快速做出調(diào)整策略。讓系統(tǒng)自動去處理業(yè)務性和重復性的工作，讓團隊有更多的精力去做好客戶挖掘和維護服務。
最后，銷售和運營人員擁有便捷的工具。
作為會展企業(yè)一線的銷售人員，最繁瑣的是搜索潛在客戶數(shù)據(jù)、完成各類報表、制作各種報告歸檔，以及在不同的系統(tǒng)中進行切換。實現(xiàn)了信息化管理之后，將有更多時間去思考如何為客戶提供專業(yè)的服務。
當然，還應該有一些其它方面的檢驗標準，比如企業(yè)的運轉(zhuǎn)是否比以前更加規(guī)范？宣傳推廣是否比以前更加有效率？管理經(jīng)營成本是否在下降？項目執(zhí)行人員的反饋速度是不是比以前更加迅速了？
會展企業(yè)還應有一套完善基于客戶服務的外部系統(tǒng)。
通過這套信息化的系統(tǒng)平臺，讓參展企業(yè)、觀眾、媒體、代理商、服務商、合作伙伴更加輕松的去配合協(xié)調(diào)整個服務鏈的各個環(huán)節(jié)，從而能夠為展會提供一個更加高效的溝通協(xié)作平臺。
外部系統(tǒng)可以從這樣幾個方面來檢驗：
第一，參展企業(yè)、專業(yè)貿(mào)易觀眾通過互聯(lián)網(wǎng)、微信、電話等多渠道了解、獲得、溝通展覽會的相關情況。
第二，工作人員對參展企業(yè)、專業(yè)貿(mào)易觀眾的反饋做出準確快速反應。
第三，觀眾從傳統(tǒng)的PC方式注冊到移動互聯(lián)網(wǎng)方式的應用。
第四，參展商對展會服務商的搭建、運輸、賓館、旅游、門禁等環(huán)節(jié)做到及時掌握，主辦商也能更加有效地去管理展會供應鏈上的各個環(huán)節(jié)服務質(zhì)量。
外部管理信息化的各方面是如何提升管理效率的，這里不再贅述。
概括來講，實現(xiàn)信息化管理，比傳統(tǒng)運作方式更高效、透明，對客戶的需求作出快速反應。同時，也為客戶提供更有效的貿(mào)易配對服務，解決客戶在參展參觀過程中的難題，增強客戶對展會的信任和依賴度。
（作者系上海聯(lián)展軟件技術有限公司總經(jīng)理）
